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信息化行政管理人四大基本概念﹝19/11/1998﹞

文：程國威

一九九五年，被稱為「互聯網年」，互聯網 (Internet)進入全面普及，形成一個顯眼的時代現象，全球商業機構忙於布線連網，分別引進不同的內聯網 (Intranet)、外聯網 (Extranet)的解決方案，目的是讓企業組織的資訊能夠以最快、最易、最平的方式，傳達到每一個員工與客戶手上，與他們保持不限時空的溝通。個人電腦在當時起了重大作用，原因是個人電腦不斷降價，於是人人可用，加上 Netscape推出免費易用的萬維網 (www)瀏覽器，企業便乘勢跨過信息年代的第一階段。互聯網把信息處理的費用降到驚人的低廉水平，誘使我們無限量存取資訊，而電腦軟硬件技術又不停改進，企業更加義無反顧的加重這方面投資。資訊沒有超載這回事，只會促成企業組織改造為信息化的企業，建立全新的商業模式作多方面競爭。作為信息化企業的管理人員，也必需改造為信息化的管理人。

「死資訊」才會超載

資訊不是收藏品，能夠直接與決策及行動關聯起來的「活資訊」才具有商業成效。所謂「死資訊」是指那些備而不用，徒具文案格式的枝節材料，不單可以塞爆你的個人電腦，還會阻礙組織流程的活動。信息化企業管理人要有資訊潔癖，避免存取；更不要無端傳送「死資訊」，這是全新企業環境下的首要管理原則。

「活資訊」的定義和價值

資訊與水一樣，只有流動的才有生命和活力，企業機構不惜工本架建的資訊網絡，目的是讓資訊第一時間，無阻隔、無延誤的傳達到不同成員、辦公室、機構與全球各地。一九九五年，資訊業專家 Morgan Lovell的一份報告指出，約有 70％的商業通訊，無法第一時間接觸對方。這顯示企業管理人無法善用先進的電腦資訊設備和技術，保持信息不離身的狀態。

事實上，當時不少管理人連電子郵件操作也不曉，更沒有及早規劃流動資訊的個人裝備；例如隨身攜帶的筆記簿型電腦，只視為奢侈炫耀品，不重視其應用性。今時今日，那些只能安坐電話或傳真機旁守候信息溝通，無法應用第一時間接觸資訊科技的管理人將會出局，因為第二時間；乃至更加延誤接收的資訊，大部份將成無價值的「死資訊」。

資訊是簡化流程的手段

很多企業管理人還未全面了解信息化企業的真締。為甚麼資訊要如此貼身？因為能夠同步發放資訊，通達全體組織的企業機構，已無須依賴傳統的「知識管理」模式 — — 以往資訊沒有全面流動的效率，必須依賴各層管理人將企業策略，逐級傳達與監督下，轉化為具體的行動，這種層層相授的流程，使企業策略的靈活性與靈敏度大大減低，而且虛耗成本。當資訊能夠即時存取，無遠弗屆的發放下去，所有行動將毋須有中間層的中介功能，管理模式趨向扁平化，即是中層管理層可以精簡，企業管理也可以由階層指令式，改變為「團隊項目」式的機動化作業，企業的矩陣功能大為擴展，「兵多官少，人盡其才」的理想，在企業完善的資訊化規劃下達成。

信息化的市場互動

資訊功能不單止改進企業組織內部流程，更重要的簡化公司與客戶的溝通渠道，無論是企業對企業 (Business to Busines)的雙向網絡化溝通，仰或電子商務 (e－ commerce)的以點接面的互動模式，都要依賴即時與簡易的資訊作業方式，讓公司能夠第一時間，對客戶需要知得最多和最深切，並見能夠即時作出適當的回應，提供無懈可擊的服務。在信息化商業環境之下，商業產品與服務的價值，在乎該公司是否能夠提供最大的差異化 (differentiating)水平，以符合講求量身訂身 (tailor made)的精細化市場需求。

擁有過百年歷史的瑞典電信公司愛立信 (Erisson)，今年十月進行企業重組，因應電訊和信息產業合聚 (Convergence)的市場變化，目前形勢既要求快速的技術開發，又要敏銳的市場反應，舊有的管理模式不得不變。

愛立信將企業重組為三大客戶部門，將組織架構精簡化，突出核心業務，以便集中企業資源，加強客戶為本的服務質素。愛立信更創新的設立一個行政團隊作為領導層，由分屬地區市場及技術部門的行政副總裁及高級副總裁的主管組成，以推動公司的三大業務發展，這種整合不同功能部門的行政團隊，將更能揮合作性。對於這間高科技公司而言，可望率先找到一個信息化企業的新管理典範。

明解信息化企業四大基本要求之後，作為管理階段的人選，還需要擁有輕易處理電腦資訊溝通的技巧，除了企業層峰的幾個核心決策人，可以有由秘書代為收發電子郵件，每天還繼續堅持由專人列印從網上擷取不同參考資料過目之外，所有企業管理人必須具有如下信息處理技能和應用未來資訊科技的意識：

(一 )具有虛擬管理的作戰能力

傳統的管理人還在懷緬二十年前的「團隊精神」模式，以為凝聚組織團隊的當然手段是大家準時上班，坐在開放式設計的辦公室內，管理人穿梭團隊成員間進行密切的人際關係接觸，驕傲的以當面了解成員感覺，迅速發掘協作上問題為管理成就，但殊不知電腦資訊科技的發展，快將把辦公室變成荒地。

Morgan Lovell一九九五年的調查指出，工作日內的辦公室使用率平均只有 30％，即是大部份時間，員工是分散到不同工作地點辦公室。團隊不聚面沒有帶來企業管理的災難，因為據另一項調查顯示，流動性辦公模式，包括家庭辦公室 (Home Office)，其效率比傳統的上班形式，更高出 10％到 40％。管理人要遙距管理的話，必須應用電腦網絡的溝通，換句話說，虛擬管理技巧才是主流。沒有全面電腦資訊化的溝通能力，任你熟讀哈佛管理案例大全，也無法一展所長。

手提電腦再輕巧，也不敵這類 HPC，這種可以掌上操控的最新電子消費品，已不是普通消費品那麼簡單，最新的型號，已將無線電話、個人電腦功能整合入內，只要寬頻網絡技術成熟之後，你就隨時在懷裏取出這部 HPC，即時從互聯網上收看不同形式的資訊節目；包括電視廣播。當然，你亦可以隨時電郵信息出去，連視訊電話會議也不困難呢。從此，你不必在市區熙來攘往，就算偶然潛入山林之地，亦能立地辦公。以後的日子裏，可沒有人擠在辦公室，這等如由陣地戰改為游擊戰術，你能不懂使用流動資訊器材嗎？

(二 )個人流動資訊十八般武藝俱全

當互聯網在桌面電腦全面通達之後，最新的電腦科技發展趨勢是流動資訊，互聯網可望在二 ○ ○ 五年左右，隨著第三代寬頻流動通信技術的成熟，全面的以無線頻道放送。屆時，所有可攜式資訊器材，都可以輕易的上網，每一個公司成員，將要徹底利用這個流動資訊技術，發揮更加機動性的作業能力。筆記薄型電腦、 PDA、 HPC(掌上型電腦 )會結合流動電話功能，隨時無線上網，與公司保持全天候接觸，這樣更加提高組織效率，以及營運成本。企業管理人再不能以筆記薄型電腦作為「裝扮」，而必須具有各類應用流動資訊器材的能力。

(三 )迎接多媒體信息溝通年代

信息的豐富度 (Richness)不斷增加，原因是電信與電腦網絡正全速進行合聚 (Convergence)階段，語音、文字、視訊等信息可透過同一網絡平卂接收，利用電腦資訊工具的速網溝通，比面對面的會議更有效率，無論你利用有線或無線的網絡都可以即時傳送包括大量數據、視訊的材料，並且同步更新資料，虛擬要比現場接觸更具通訊效率。作為行政企業管理人，可不必深究有關的技術層面，但必須具有多媒體通訊的應用創意，善用這些科技，建立全新的管理與營運模式，從而更加減低成本和提高效率。

當企業逐步進入信息化年代時，很多身居管理職位，或有心再上層樓的企業員工，很容易迷失在技術與應用的本位之上。有些錯誤地認為信息化企業管理人，必須同時是資訊科技事業人才。有些則昧於形勢，今時今日也沒有裝備基本的資訊科技應用技巧，以為電腦無論如何也是輔助工具。儘管以上兩類人的出發點不同，但終點必然一樣：就是無法在信息化企業充當管理人的角色，隨著科技的進步，成為昨日的人物。